t-hom’s diary

主にVBAネタを扱っているブログです。

忙しすぎる人に確実に読んでもらう為のメールの送り方について考察

今回は忙しすぎる人に確実にメールを読んでもらうためのテクニックについて自分の考察を紹介する。

ここでいう忙しすぎる人とは、「忙しすぎて諦めの境地にいる人」のことだ。諦めの境地なので、基本的に人の頼み事なんて知らんぷり。電話しても日中に繋がることは稀なので、基本コミュニケーションはメールになる。

にもかかわらず、メールはメールで返事が来ないのだ。

しつこく電話をかけ続けてやっと捕まえると、だいたい以下のような反応。

「あれ?そんなメール来てたかな?てへぺろ(・ω<)」
「あれ?何かしないといけないんでしたっけ?てへぺろ(・ω<)」
「あ、私関係ないと思ってました。てへぺろ(・ω<)」

彼らは、「本当に重要なことは、伝える側に責任がある」と考えている。だから、基本的によく読まないと分からないような案件は完全無視を決め込む。さもなくば自分が過労で倒れてしまうからだ。

大事なことなのでもういちどいう。
さもなくば自分が過労で倒れてしまうからだ。


。。。とはいえ、絶対に無視してもらっては困る情報もあるわけで。

今回はなぜ重要なメールが無視されてしまうのかを明らかにし、無視できなくなるメールの送り方について考察してみたい。

忙しすぎる人の情報フィルタリングフロー

メールに限らず、忙しすぎる人は情報を瞬時にフィルタリングする。なんのためかって?なるべく多くの情報を無視するためだ。

送り手は、自分が送った情報がこのように処理されることを想定している。
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しかし、私の経験上、忙しすぎる人のフローは以下のようになっている。
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どうしても読んでもらう必要がある場合

どうしても読んでもらわないと困るメールの場合、忙しすぎる人の情報フィルタリングフローを踏まえて、特に強調すべきメッセージが4つある。

それは、
「アクションが必要です!」
「あなたが対象者です!」
「デッドラインは〇日〇時です!」
「無視すると後で面倒なことになります!」

ということ。

この4点を示唆する文は、冒頭の数行で瞬時に把握できるようにしたい。

簡単なことなんだけど、送り手はつい「やってほしいこと」を強調してしまう。
極端な話、「重要さ」さえ伝われば、後は強調するまでもなく隅々まで読んでもらえるので、そんなところは強調しなくて良い。

アクションが必要であることを示す方法

私の場合、アクションが必要であることは、件名のタグで明示するケースが多い。
たとえば、【要返信】・【要対応】など。

多くの人が、「で、結局何かするのこれ?」っていう、ぼやっとしてよく分からないメールを受け取った経験があると思う。
件名に要対応とあれば、「とりあえず、何かアクションを求めているな」ということが分かるので、メールを読む優先度が上がる。

あなたが対象者ですと示す方法

相手が少数なら宛名で十分だけど、複数名に送る場合、「このメールは〇〇で××な方宛にお送りしています。」と冒頭に一文入れ、そのあと続けて「宛先各位」という宛名にしてることが多い。

なぜ自分に送られたのか分からないメールは、関係ないと判断される可能性が高いからだ。

デッドラインを示す方法

普通に日付を書く場合もあるけれど、基本的に社内ではHTMLメールなので、全体を赤字かつ数字をサイズアップして強調ことが多い。
201936日 (水) 17:00まで

このとき気を付けたいのが、日付と曜日のアンマッチあるあるだ。
特に、日付固定で何かをお願いする場合、絶対に外してはならない。真面目に確認してくれる人ばかりならまだいいんだけど、忙しい人は「やらない言い訳」を渇望しているので、誤解や勘違いを装った確信犯テクで依頼をかわされる危険がある。

また、時刻は基本的に入れる。なぜなら、時刻を入れることで、「何か根拠があってその時間になっているのでは?→バッファなしの本物のデッドライン」感が出るから。(ぶっちゃけてしまうと、もちろんバッファは積んでるので17時をデッドラインに設定する根拠はどこにもなかったりする。あー、言っちゃった。)

定時とかにせずに中途半端な時間にしておくと、より一層、何か事情がある感が増す。

無視すると後で面倒である旨を示す方法

これはケースバイケースだけど、基本的に面倒くささを想起させる文節を単体で強調する。

こんな感じ。
もし、今回の期日までにご対応いただけない場合、後程ご自身で〇〇していただく必要がございます。」

まとめ

今回は忙しすぎる人を対象にどうすれば読んでもらえるのかを考察した。
でもこれは相手がそれほど忙しくなくても使えるテクニックだと思う。基本的に、だらだら書かれたメールをきちんと読むのって面倒くさい。「無視して良いか」を速やかに判定できるメールは誰にとっても好ましいことである。

私のやり方が参考になるかどうかは分からないけど、各自工夫されると良いと思う。

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